Virtuelle Assistenz

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Die virtuelle Assistenz, kurz VA (im engl. virtual assistance) bietet in der klassischen Form eine professionelle Serviceleistung für Verwaltungs- und Büroarbeiten sowie weitere spezielle Dienstleistungen an, welche von den dahinterstehenden virtuellen Assistenten bearbeitet werden. Eine weitere Begriffsverwendung ist „virtuelle persönliche Assistenz, kurz VPA“.

Allgemeine Beschreibung[Bearbeiten]

Virtuelle Assistenten nutzen die aktuellen Technologien, um ihre Dienstleistungen zu erbringen und setzen dabei auf zukunftsorientierte Kommunikationswege wie das Internet, E-Mail, Telefon und Messenger für eine einfache sowie flexible Kommunikation. Durch die gute Erreichbarkeit und die einfache Abgabe von Aufgaben wird eine gewisse „Nähe“, wie bei einer physischen Assistenz vermittelt.

Die Erteilung der Aufgaben erfolgt i. d. R. über die Website, meistens in Form eines Formulars, welches eine Erreichbarkeit von 24/7 ermöglicht. Alternativ können die zuvor erwähnten Kommunikationsmöglichkeiten hierfür in betracht gezogen, oder ein persönliches Gespräch geführt werden.

Die Abarbeitung der Aufgaben läuft für den Kunden (Auftraggeber) im „Hintergrund“ ab - dieser kann sich dann auf seine Hauptarbeit konzentrieren, oder die gewonnene Freizeit genießen.

Für Geschäfts- und Privatpersonen[Bearbeiten]

Die virtuellen Assistenten sind sowohl für Privatpersonen, die bedingt durch Ihren Beruf, zweit Beruf oder Familie wenig Freizeit haben, sowie auch für Geschäftspersonen, welche Teilaufgaben outsourcen möchten, oder anderweitige Unterstützung benötigen und dabei ein Höchstmaß an Flexibilität in der Zeitgestaltung sowie in den Kosten beizubehalten.

Gerade bei Jung- und Einzelunternehmer reichen häufig die Kapazitäten, das Fachübergreifende Wissen oder die notwendigen Mittel für eine erfolgreiche Selbständigkeit nicht aus. Denn eine Selbständigkeit erfordert neben dem Fachspezifischen Wissen auch die unumgänglichen Bearbeiten von Aufgaben wie Buchhaltung, Marktrecherchen, erstellen von Briefpapier, Rechnungen schreiben, Kundenpflege, Visitenkarten, Internetseite, etc.

Der Nutzen[Bearbeiten]

Der Nutzen für die Anwender (Kunden) von VA liegt darin, dass die Räumlichkeiten, Arbeitsmittel sowie Personalkosten zu 100% eingespart werden können, da die virtuellen Assistenten keine physische Anwesenheit aufweisen, jedoch via der diversen Kommunikationsmöglichkeiten eine imaginäre Anwesenheit (Erreichbarkeit) von 24/7 bietet.

Die daraus resultierenden Vorteile von Geschäfts- und Privatpersonen sind:

  • Mehr Freizeit und eine höhere Lebensqualität
  • Keine Personalkosten und Sozialabgaben
  • Aufgabenerteilung zu jeder Zeit und von jedem Ort
  • Profitieren von Kooperationen und externen Know-how
  • Minimaler Zeit- und Kostenaufwand
  • etc.

Der Unterschied von der virtuellen Assistenz zu Firmen oder Leiharbeiter[Bearbeiten]

Während viele Selbständige sich auf einen kleinen spezifischen Bereich spezialisieren, wie z. B. Buchhaltung oder Web-Entwicklung, sich diese Spezialisierung aber auch entsprechend hoch bezahlen lassen, bietet die virtuelle Assistenz eine ganze Bandbreite an Leistungen an, die durch minimale Fixkosten und verschieden qualifizierte Assistenten sowie gute Kooperationen preiswert realisiert werden kann. Virtuelle Assistenten sind selbständige Unternehmer, die ihre eigenen Selbständigkeit Steuern, Kontrollieren und Verwalten.

Leiharbeiter hingegen sind Mitarbeiter, die bei einer Zeitarbeitsfirma eingestellt sind und übergangsweise als „Hilfskraft“ an Unternehmen verliehen werden. Ihre Arbeit wird meistens vor Ort (bei dem Kunden) geleistet. Dabei besteht ein spezifisches Dreiecksverhältnis zwischen Leiharbeitnehmer, Verleiher/Arbeitgeber und Entleiher/Kundenunternehmen. In Deutschland enthält das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz hierfür besondere Regeln. Die Bezahlung läuft über die Zeitarbeitsfirma, dadurch entstehen zusätzliche Verwaltungs- sowie Personalkosten. Hierzu weitere Informationen unter Arbeitnehmerüberlassung.

Die Typischen Aufgaben[Bearbeiten]

Virtuelle Assistenten bringen meistens jahrelange Berufspraxis und eine überdurchschnittliche Qualifikationen mit sich. Durch eine Zusammenarbeit mehrerer Assistenten können somit viele Erfahrungen aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen (Buchhaltung, IT, Technik, Vertrieb, Produktmanagement, Marketing, Mediengestaltung, etc.) miteinander kombiniert werden. Dadurch kann dem Kunden ein oft großer Aufgabenbereich angeboten werden.

Die Typischen Aufgaben einer virtuellen Assistenz sind:

  • Büroarbeiten
Allgemeine Datenaufbereitung, Word und Excel Vorlagen, PowerPoint, Internetrecherche, Social Media Marketing und Web 2.0, Buchhaltung, Terminorganisation, Kundenpflege, etc.
  • Mediendesign
Briefbögen, Logos, Visitenkarten, Flyer, Grußkarten, Kataloge, Gutscheine, Logos, Internetseiten, Promotion, Blogpflege, etc.
  • Vermittlungen
Vermittlung aller Art und für jeden Anlass...

(Bezeichnungs- und Aufgabenabweichung von VA zu VA möglich)

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