Soziales Projektmanagement

Soziales Projektmanagement stellt eine Weiterentwicklung des Projektmanagements dar, welche die Kollaboration aller Projektmitglieder in Form von Netzwerken durch den Einsatz sozialer Medien in den Vordergrund stellt, um innerhalb von Projekten Transparenz und Vertrauen sowie einen effektiven Informations- und Wissensaustausch zu ermöglichen.

Einführung

Die Disziplin des Projektmanagements umfasst per Definition die Anwendung von Wissen, Methodiken und Werkzeugen zur erfolgreichen Durchführung von Projekten. Dabei ist die Vorgehensweise, welche zur tatsächlichen Umsetzung eines Projekts gewählt wird, von einer Menge unternehmensinterner und externer Faktoren, wie beispielsweise der Unternehmenskultur oder der Stabilität des Unternehmensumfelds abhängig. Doch gerade in diesen Bereichen haben sich in letzter Zeit drastische Änderungen vollzogen, welche das Überdenken des Projektmanagements in seiner bisherigen Form notwendig machen. Die zunehmende Globalisierung und Vernetzung von Unternehmen verursacht einen enormen Anstieg des Aufwands der zur Koordination und Kommunikation betrieben werden muss. Zeitgleich gewinnt das Wissen der Vielen für den Erfolg eines Unternehmens immer mehr an Bedeutung und macht dadurch die enge Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Unternehmensmitgliedern unabdingbar. Durch rasante technologische Entwicklungen sowie unstetige Märkte müssen sich Unternehmen zudem immer wieder neuen Gegebenheiten anpassen und somit ein hohes Maß an Agilität zeigen um sich langfristig erfolgreich am Markt zu positionieren. Auf Projektebene geht der Trend zu kleineren, parallel verlaufenden Projekten welche die zuvor beschriebenen Herausforderungen in den Bereichen Kommunikation, Kollaboration und Agilität zusätzlich verstärken. Als Reaktion auf diese Entwicklungen sowie die daraus resultierenden Anforderungen ist eine weiterentwickelte Form des Projektmanagements entstanden - das soziale Projektmanagement.

Wie soziales Projektmanagement von Projektmanagement 2.0 abweicht

Die Begriffe soziales Projektmanagement und Projektmanagement 2.0 werden in der Praxis synonym verwendet. Der Zusatz 2.0 steht dabei für den Einsatz von Web 2.0 Technologien in Form sozialer Medien. Unter diesen werden online Plattformen und Anwendungen, wie Twitter oder Facebook, verstanden, welche den Austausch nutzergenerierten Inhalts ermöglichen und innerhalb von Projekten die Kommunikation unterstützen. Soziales Projektmanagement verweist hingegen auf die hinter dem Einsatz sozialer Medien stehenden Eigenschaften zu denen unter anderem das Kommunikationsverhalten, der Informationsaustausch oder die Reaktionszeiten auf neue Ereignisse gezählt werden. Im Fokus des sozialen Projektmanagements steht somit die Methodik und nicht die technologische Umsetzung, weswegen Soziales Projektmanagement zur Beschreibung der aktuellen Entwicklungen im Projektmanagement letztendlich besser geeignet ist.

Eigenschaften

Zur Lösung der Anforderungen im Bereich der Kollaboration erfolgt die Organisation von Projekten in netzwerkartigen Strukturen. Diese ermöglichen die Entlastung des Projektmanagers, schaffen Vertrauen innerhalb des Projektteams und motivieren die Mitglieder sich aktiv in das Projekt miteinzubringen. Auf Ebene der Kommunikation ermöglichen soziale Medien neue Interaktionsformen und fördern dadurch den Informationsfluss und Wissensaustausch. Transparente Projekte schaffen, durch aktuelle Informationen und die sich daraus ergebende Reaktionsfähigkeit, Agilität.

Projektorganisation in Netzwerken

In den meisten Projekten erfolgt die Organisation der Projektmitglieder in hierarchischer Form. In dieser ist der Projektleiter dem Projektteam übergeordnet und bildet dadurch die einzige Schnittstelle zum Lenkungsausschuss und zum Auftraggeber des Projekts. Folglich gehört zu den Hauptaufgaben eines Projektleiters die Aufrechterhaltung des Kommunikationsflusses zwischen den einzelnen Parteien sowie die Koordination aller am Projekt beteiligten Personengruppen. Durch die Entwicklung hin zu sowohl geographisch als auch funktional verteilten Teams wird der Aufwand der auf Kommunikation und Koordination entfällt dabei drastisch erhöht. Dem Projektmanager bleibt dementsprechend weniger Zeit zur Durchführung anderer Aufgaben, so dass schlussendlich die Effizienz des Gesamtprojekts sinkt. Die Aufgabe des Projektteams besteht hingegen in der Abarbeitung der, den jeweiligen Mitgliedern zugeordneten, Arbeitspakete. Die Projektstruktur sowie der Zusammenhang der einzelnen Teilaufgaben bleibt dem Team dabei zumeist unbekannt. In Folge dessen ist es nicht möglich den eigenen Beitrag zum Projekt zu erkennen. Dies senkt schlussendlich nicht nur die Motivation sondern auch die Produktivität des Teams. Ziel sollte es daher sein die Ineffizienz der Zusammenarbeit in Hierarchien zu beseitigen um durch die Reduzierung von Routinetätigkeiten schneller zum Erfolg zu kommen.

Vorteile von Social Media

Für den erfolgreichen Verlauf von Projekten ist, neben der Kollaboration, die Kommunikation von herausragender Bedeutung. Den Ergebnissen einiger Studien zu Folge stellte diese sogar den wichtigsten Faktor für den Projekterfolg dar [GPM]. Im Projektalltag werden eine Reihe verschiedener Kommunikationsformen und- mittel, wie Meetings, Telefonkonferenzen oder Emails, zum Austausch zwischen dem Projektteam eingesetzt. Die, aus dem Einsatz dieser Mittel, entstehenden Informationen werden dabei auf unterschiedlichsten Plattformen und Medien gespeichert. Zu diesen können neben Mail-Servern auch handschriftliche Dokumente oder sogar das implizite Wissen einzelner Projektmitglieder gezählt werden. Der Zugriff auf diese in den Medien enthaltenen Inhalte ist folglich nur einem beschränkten Personenkreis möglich und fördert somit die Entstehung isolierten Wissens innerhalb von Projekten. Global verteilte Teams verschärfen zudem die Bedingungen unter denen der Informations- und Wissensaustausch stattfindet. Neben sprachlichen und kulturellen Barrieren wird die Kommunikation in Projekten dabei vor allem durch unterschiedliche Zeitzonen beeinflusst. Bisher typischerweise eingesetzte Kommunikationsmittel, wie Telefonkonferenzen, erweisen sich dadurch als ineffizient und machen folglich den Einsatz neuer Kommunikationsformen unabdingbar. Im privaten Bereich haben sich zeitgleich neue Kommunikationsformen wie etwa Facebook oder Twitter entwickelt. Diese, als soziale Medien bezeichneten Plattformen, ermöglichen durch den Einsatz von Kommunikationsmitteln wie Chats und Nachrichten sowie Kommentar- und Bewertungsfunktionen einen sowohl offenen als auch zeitnahen Austausch von Informationen. Zahlen, wie die von Facebook erreichten 600 Millionen Nutzer sprechen dabei eindeutig für deren Erfolg.

Agilität und Vertrauen in Projekten

Im Laufe eines Projekts kommt es häufig zu Veränderungen der initial getroffenen Rahmenbedingungen und Anforderungen. Aus diesem Grund müssen Projekte während ihrer gesamten Laufzeit anpassungsfähig bleiben um auf eventuelle Abweichungen flexibel reagieren zu können. Voraussetzung dafür ist, dass alle projektrelevanten Informationen jederzeit in aktueller und korrekter Form vorliegen. Der Informationsstand eines Projektes ist stark von der gewählten Methodik des Projektmanagements abhängig. Grundsätzlich wird dabei zwischen klassischen und agilen Methoden unterschieden. Im klassischen Projektmanagement erfolgt die Planung des Projekts als gesamtes zu Beginn der Laufzeit. Der agile Ansatz setzt hingegen auf die Unterteilung des Projekts in eigenständige Pakete welche durch iteratives Vorgehen zusammengeführt werden. In der Praxis gilt dabei vor allem der agile Ansatz als erfolgsversprechend. Dies ist allerdings weniger auf die einzelnen Vorgehensmodelle, wie z.B. Scrum, als auf die, hinter dem agilen Projektmanagement stehenden, Grundsätze zurückzuführen.

Oberstes Prinzip agiler Methoden ist die Schaffung transparenter Projekte. Die Transparenz bezieht sich dabei sowohl auf den Informationsstand, als auch auf den Informationsfluss im Projekt. Zur Realisierung der Transparenz wird im agilen Projektmanagement ein Minimum an eindeutigen Regeln definiert. In Kombination mit kurzen Arbeitszyklen können dadurch Problemstellungen in Projekten rechtzeitig erkannt und Missstände zwischen Ist- und Soll-Zustand frühzeitig festgestellt werden.

In Wechselwirkung mit der Transparenz steht das Schaffen einer Vertrauensbasis. Diese entsteht zwar in Folge von Transparenz, ist gleichzeitig aber auch deren Voraussetzung. Zur Förderung des Vertrauens wird dabei der Fokus des Projekts von den Arbeitspaketen auf die einzelnen Teammitglieder verschoben. Dies führt zur Einbindung des gesamten Teams und unterstützt dadurch die enge Zusammenarbeit der einzelnen Projektmitglieder.

Literatur

• oose Projektmanagementstudie www.oose.de/projektmanagagement/pm-studie.html
• bitkom Leitfaden Social Media [[1]]

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