Expansions- und Filialmanagement
Als Expansions- und Filialmanagement bezeichnet man alle Aktivitäten, die mit der Suche, Bewertung, Auswahl und Bewirtschaftung von verteilten Immobilienstandorten im Zusammenhang stehen. Es handelt sich dabei um eine Sonderform des Facility Management und kommt in den meisten Fällen bei gewerblichen Mietern zum tragen. Viele Handelsunternehmen mit ausgeprägter Filialisierung und anhaltender Expansion betreiben ein Expansions- und Filialmanagement. Dabei stehen Geschäftsprozesse und deren Optimierung für den gesamten Lebenszyklus einer Filiale (Shop, Markt, Store, etc.) im Vordergrund. Als Mieter vieler kleinerer Satelliten-Standorte kommt es neben der Lage vor allem auf eine effiziente Form der Standortbewirtschaftung an. Neben dem optimalen Ressourcen-Einsatz wird großer Wert auf das Controlling von Kosten und Fristen gelegt. Dabei kommen oft eine Vielzahl von Computerprogrammen zum Einsatz - moderne Standardsoftware lässt sich auf Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens anpassen und verfügt über Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Dokumentenmanagement und Office-Anwendungen. Im folgenden wird auf die einzelnen Phasen im Lebenszyklus eingegangen:
Expansion: Suche nach geeigneten Standorten unter Berücksichtigung von sozio-demografischen Daten wie Kaufkraft, Zentralität, Arbeitslosenqoute, Einwohnerzahl u.a. (z.B. von der GFK), Prüfung der Standorte nach den eigenen Erfolgsfaktoren (Ziellagen, bauliche Voraussetzungen, Marketing, Vertragslaufzeiten). Eine große Anzahl von Maklerangeboten wird dabei meist in Datenbanken erfasst und auf bereits vorhandene Offerten geprüft, um die Zahlung doppelter Provisionen zu vermeiden (Maklercourtage-Recht); Bestenfalls werden alle Bewertungsshritte und gesammelte Informationen digital erfasst und für die weitere Bewirtschaft genutzt. Das Handelsumfeld der Standorte kann mittels verschiedener Technologien in Karten visulisiert werden (MapPoint, googlemaps, Bing, etc.) Standardsoftware wie com.TRADENET verfügt auch über eine strukturierte Ablage aller Dokumente (Serienbriefe, Fotos, Grundrisse, u.a.).
Eröffnung: In dieser Phase liegt ein beidseitig unterzeichneter Mietvertrag vor und es beginnen alle erforderlichen Maßnahmen, die für die Eröffnung eines neuen Standortes bedeutsam sind. Oft erfolgen umfangreiche Bauplanungen für die Umsetzung des jeweiligen Ladenbaukonzeptes. Neben Ausschreibungen, Vergabe und Überwachung von Bauleistungen erfolgen Budget- und Terminüberwachungen und die Erfüllung aller behördlicher Vorgaben. In dieser Phase wird das Verkaufspersonal eingestellt, es erfolgt die Bestückung mit Ware und die Umsetzung des Werbekonzeptes (Merchandising, Außenwerbung).
Betrieb: In dieser Phase werden die Filialen über die Dauer der Mietvertragslaufzeit aus kaufmännischer und technischer Sicht bewirtschaftet. Dazu gehören die Überwachung von Gewährleistungs- und Garantiezeiten, zyklische Wartungsarbeiten z.B. an Aufzügen, Automatiktüren, Kühlregalen oder Klimaanlagen sowie die Erfüllung gesetzlicher Auflagen (Arbeitssicherheit, Brandschutz, Gefahrstoffe). Gleichzeig müssen technische Störungen erfasst und behoben werden. Es kommt während der Vertragslaufzeit häufig zu Umbaumaßnahmen z.B. durch Sortimentsänderungen. Aus kaufmännischer Sicht müssen eine Reihe von laufenden Verträgen wie Ver- und Entsorger, Miete, Reinigung, Service, PKW-Stellplätze überwacht und abgerechnet werden. Insbesondere bei gewerblichen Mietverträgen finden eine Vielzahl vertraglicher Regelungen wie Umsatzkostenvereinbarungen, Wertsicherung, Staffelmieten und Nebenkosten Berücksichtigung. Aufgrund einer laufenden Rentabilitätskontrolle wird auf Grund der hohen Anteile der Miete (oft 20% des Umsatzes) großer Wert auf Kostenreduktion gelegt. Gleichzeitig müssen vor allem Fristen z.B. für Optionen oder Sonderkündigungen überwacht. Vor Ablauf einer Erklärungsfrist erfolgt anhand einer Rentabilitätsbetrachtung die Entscheidung, ob der Vertrag verlängert wird oder ein Standort aufgegeben wird.
Schließung: Bei Aufgabe eines Standortes (unrentabel, zu klein, zu groß) erfolgt eine stichtagsbezogene Rückabwicklung aller Verträge mit dazugehörigen Abmeldungen, Kündigungen und Rückbauten.
Controlling: Alle Daten, die im Zusammenhang mit der Bewirtschaftung der Filialen entstehen müssen für Auswertungen wie Fristenlisten, Kostenzusammenstellungen oder Mietsimulationen genutzt werden können. Neben klassischer Berichte und Reportgeneratoren bedient man sich zunehmend Analyse-Tools, um auch komplexe Fragestellungen mittels sogenannter OLAP-Technologien auszuwerten. Zeitgemäße Anwendungs-Software verfügt über ein Rechte- und Rollenkonzept, sollte Mehrsprachfähig sein und über die Möglichkeit verfügigen mehrere Mandanten einzurichten. Als Datenbanken kommen relationale Standard-Datenbanken (wie MS SQL oder Oracle) zum Einsatz.
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